Wat we doen met de gegevens in jouw app

1. Wie is wie

Jij (de klant) bent de verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt welke gegevens in je app komen en waarvoor. Van Schie Software (Joost van Schie), Dokter van Gelderweg 6, 8166 JV Emst, KvK 89514505, hierna ‘wij’, is de verwerker: wij bouwen, hosten en onderhouden je app en komen daarbij bij die gegevens. Deze overeenkomst hoort bij de algemene voorwaarden en geldt zolang je app bij ons draait.

2. Welke gegevens en waarvoor

Het gaat om alle persoonsgegevens die jij of je gebruikers in de app zetten (bijvoorbeeld namen, e-mailadressen, telefoonnummers, afspraken, notities) en om de gegevens die nodig zijn om de app te laten werken (inloggegevens, logbestanden). Wij gebruiken ze uitsluitend om je app te laten draaien, te onderhouden en op jouw verzoek aan te passen. Nooit voor eigen doelen, nooit voor marketing, nooit om er modellen mee te trainen.

Ook je berichten in de WhatsApp-groep, inclusief spraakberichten en hun uitgeschreven tekst, bewaren we: ze zijn de opdracht voor elke wijziging en de context voor de volgende. Zet daarom geen gegevens van je klanten in de groep die niet nodig zijn voor de wijziging.

3. Waar de gegevens staan

• Je app en je database draaien op hosting in Nederland, in een eigen afgeschermde omgeving per klant.
• Een dagelijkse back-up van je database staat op een aparte opslag in de EU.
• De code van je app staat in een eigen, afgeschermde omgeving bij GitHub (EU-servers voor opslag; het bedrijf is Amerikaans).
• Gegevens over jou als klant (offerte, betalingen, WhatsApp-berichten) staan bij Supabase (Frankfurt) en in onze administratie (Moneybird, Nederland).
• WhatsApp zelf is een dienst van Meta; daarop zijn de voorwaarden van WhatsApp van toepassing.

Andere partijen dan deze schakelen we niet in zonder het je vooraf te laten weten. Je kunt daar dan bezwaar tegen maken; lossen we dat niet op, dan kun je opzeggen.

4. Beveiliging

Elke app krijgt een eigen omgeving met eigen inloggegevens, versleutelde verbinding (SSL), toegang per rol (een gebruiker ziet alleen wat hij mag zien), automatische controles vóór elke publicatie en een kwartaal-update van het onderliggende sjabloon voor alle apps tegelijk. Alleen Joost van Schie heeft toegang tot je omgeving, en alleen als dat nodig is voor bouwen, onderhoud of een storing.

5. Als er iets misgaat

Ontdekken we een datalek (bijvoorbeeld onbevoegde toegang of verlies van gegevens), dan hoor je dat van ons binnen 24 uur nadat we het weten, met wat er gebeurd is, welke gegevens het raakt en wat we eraan doen. Jij beslist of je het meldt bij de Autoriteit Persoonsgegevens en bij de betrokkenen; wij helpen je daarbij.

6. Verzoeken van betrokkenen

Vraagt een klant, lid of patiënt van jou om inzage, correctie of verwijdering, dan handel jij dat af. Heb je daar iets voor nodig uit de app dat je zelf niet kunt (bijvoorbeeld een export), dan regelen wij dat binnen vijf werkdagen, zonder kosten.

7. Bewaartermijnen

• Gegevens in je app: zolang je app bij ons draait. Jij bepaalt wat er verwijderd wordt.
• Back-ups: 30 dagen, daarna automatisch overschreven.
• Logbestanden van de hosting: 90 dagen.
• WhatsApp-berichten en uitgeschreven spraakberichten: twaalf maanden na opzegging, daarna verwijderd.
• Opname en uitwerking van het kennismakingsgesprek: verwijderd zodra de offerte verstuurd is; het intakeformulier dat eruit komt blijft, omdat elke latere wijziging het nodig heeft.
• Facturen en betalingen: zeven jaar, volgens de wettelijke bewaarplicht.

8. Als je stopt

Bij opzegging krijg je je code en een export van je database in een gangbaar formaat. Dertig dagen na het einde van de hosting verwijderen we je omgeving, de database en de back-ups. Wat we daarna nog hebben, zijn alleen de gegevens uit punt 7 met een langere termijn.

9. Controle

Wil je weten of we ons hieraan houden, dan beantwoorden we je vragen en laten we zien hoe je omgeving is ingericht. Een audit door een onafhankelijke partij kan één keer per jaar, op jouw kosten, na overleg over het moment.

10. Overig

Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Wijzigen we deze tekst, dan krijg je dat minimaal een maand van tevoren te horen in de groep en per mail. Vragen: mail naar joost@vanschiesoftware.nl.

Versie 1, 14 september 2026.